REPUBLIQUE DE DJIBOUTI

PÔLE UNIVERSITAIRE DE DJIBOUTI

Établissement d'Enseignement Supérieur

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INSTITUT SUPERIEUR DES AFFAIRES DE DJIBOUTI

Collection "Études de métiers"

SERVICES de SECRETARIAT

- SOMMAIRE -

I. DEFINITION DE LA PROFESSION ................................................

A) Activités

B) Aptitudes

II. LE MARCHE ..................................................................................

A) La demande

1. Typologie de la clientèle

2. Tendances de la consommation

3. Variations saisonnières

B) L'offre

1. Typologie des entreprises

2. Les entreprises

3. La concurrence

4. Les prix

III. LES MOYENS DE PRODUCTION ................................................

A) Ressources humaines

B) Équipements

C) Les fournisseurs

IV. EXPLOITATION ...........................................................................

A) Chiffre d'affaires

B) Charges

V. REGLEMENTATION .....................................................................

VI. LE MILIEU PROFESSIONNEL .....................................................

A) Organisme professionnel

B) Formation

CONCLUSION ..................................................................................

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I. DEFINITION DE LA PROFESSION

  1. Activités

B) Aptitudes

II. LE MARCHE

  1. La demande

1. Typologie de la clientèle

Il y autant de clientèle potentielle qu’il y a de motifs à devoir rédiger un écrit.

En général, elle est composée :

- Certaines entreprises n’ont pas les moyens d’acheter des matériels bureautiques (micro-ordinateur, photocopieuse) et de télécommunication.

- Pour d'autres, il s'agit d'un problème de compétence de rédaction et d'utilisation du clavier.

- D'autres enfin n’ont pas un volume de travail suffisant pour recruter un personnel supplémentaire qui risquerait d'être sous occupé.

On est donc dans le cas de figure d'une sous-traitance relativement permanente ou d'une prestation de service plus ponctuelle.

- Il s'agit d'individus relevant des couches sociales défavorisées et qui maîtrisent mal la langue française, bref toutes les catégories de personnes qui pour diverses raisons ( analphabètes, illettrés, certains immigrés) ont besoin d’un spécialiste pour rédiger.

- Certaines personnes préfèrent consulter un spécialiste pour une mission plus délicate (rédaction d'un CV, relecture d'un document...).

2. Tendances de la consommation

- Ce marché est en phase de croissance car les entreprises ont de plus en plus tendance à sous-traiter leurs travaux de secrétariat. L’usage plus répandu des micros avec modems et d'Internet, qui permettent la transmission de fichiers, accentuent cette tendance. Le tableau page suivante montre bien cette augmentation spectaculaire des connexions Internet par rapport aux moyens classiques que sont le téléphone et le télex ; on note également que le nombre de connexions par abonné est en forte croissance.

- La consommation au niveau des écrivains publics diminue par rapport aux années 80 et 90. Cette baisse est liée aux conditions financières de la population. Ces principaux consommateurs sont des particuliers.

3. Variations saisonnières

- Pendant les mois de vacances, les fêtes et les jours fériés, le nombre des clients augmente surtout au niveau de la communication externe par Internet, fax, téléphone.

- Les écrivains publics se trouvant dans le secteur informel, installés sur des trottoirs, dans la rue travaillent plus l’été car le nombre des voyageurs vers les pays limitrophes augmente en cette saison (Ethiopie, Somalie, Yémen…). Ils sont chargés de saisir les demandes de laissez-passer ou des passeports. Tandis que pendant l’hiver, ils travaillent moins. Ils comptent un à deux clients par jour.

TELEPHONE, TELEX ET INTERNET

S E R V I C E S

 

1980

 

1985

1990

1991

1992

1993

1994

1995

1996

1997(*)

1998(*)

1999(*)

TÉLÉPHONE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nombre d'abonnés

2 600

4 048

5 666

6 125

6 339

7 349

7 580

7 656

8 151

8 283

7 935

8 831

Trafic international

(1000 minutes)

...

2 106

4 095

4 720

4 777

4 808

4 503

4 029

4 835

4 653

4 678

4 470

Trafic national

(1000 communications)

3 400

7 179

30 821

33 105

35 981

36 988

39 286

39 286

41 934

33 248

31 770

37 088

TÉLEX

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nombre d'abonnés

125

175

197

196

193

171

155

148

142

INTERNET

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nombre de sites hébergés

///

///

///

///

///

///

///

///

1

1

1

14

Nombre d'abonnés

///

///

///

///

///

///

///

///

33

101

203

390

Nombre heures de connexion

///

///

///

///

///

///

///

///

775

2 376

2 817

11 181

Source : Djibouti Télécommunications

(*) pour les année 1997,1998 et 1999 les communications des abonnés des districts ne sont pas comprises dans le trafic national.

B) L’offre

1. Typologie des entreprises :

Selon la cible visée et les technologies et matériels utilisés, on distingue nettement deux catégories d’entreprises.

L’écrivain public est un généraliste de l’écriture. Il est chargé de rédiger tous les écrits sauf les écrits juridiques, pour des particuliers principalement : demande de visas, lettres de demande officielle ou personnelle…

Les écrits destinés aux particuliers sont un peu différents que ceux des services bureautiques, ceux-ci proposent également des travaux de traduction, de dactylographie qui leurs permettent de compléter la gamme des services proposés.

Il existe différentes catégories des services bureautiques : certaines entreprises offrent seulement des fax ou/et des photocopies, d’autres des services sur micros ordinateurs d’ordre comptable, administratif et commercial. Enfin, de plus en plus, l’offre répond à la demande en matière de services de télécommunications notamment via internet (messagerie électronique notamment).

2. Les entreprises

Voici la liste des principaux opérateurs dans ces deux catégories de prestataires, ainsi que leur localisation

NOMS

LOCALISATION

ABDI HOUSSEIN

Police nationale

ABDI OMAR

Police nationale

AL KADABI

Police nationale

MOHAMED RANGUALA

Police nationale

RABILEH CORANE

Police nationale

AHMED GUIRREH

Tresor Public

AHMED ASSODE

Police nationale

FARHAN HAYDID

Police nationale

GOBEH AOUNE

Police nationale

ALI DEREH

Police nationale

GEDITO

Police nationale

YOUSSOUF AHMED

Tresor Public

HOUSSEIN JEDDID

Tresor Public

DAHER GOULED

Ambouli Ghelleh

ALI DJAMA

Avenue Brazzaville

NOMS

LOCALISATION

EQUIPEMENTS

AL RAHMA

" bas-côte "

Ordinateur, téléphone, Internet, fax, imprimante

CENTRE SERVICES PLUS

" bas-côte "

Ordinateurs, photocopie, imprimantes, Internet, Fax

NOUR AL DINE

" bas-côte "

Ordinateurs, imprimantes, téléphone, photocopie

MAXI SERVICES

" bas-côte "

Fax, photocopie, ordinateurs, imprimantes, téléphone.

NUBIANET

rue Ras Makonen"

Internet, ordinateurs, imprimantes

BUSINESS CENTER

rue d’Ethiopie

Ordinateurs, photocopie, imprimantes, Internet, Fax

CYBERCAFE

rue Ras Makonnen

Internet, ordinateurs, imprimantes

Il faut ajouter à cette liste les centres d’affaires des hôtels, dont la clientèle est assez captive et qui sont très peu fréquentés par des personnes extérieures :

3. La concurrence

- Les services bureautiques : N'étant pas nombreux et pratiquant des prix similaires, la concurrence n'est pas encore trop forte. La clientèle des centres d’affaires des hôtels est ciblée et les tarifs sont élevés, à tel point que des clients de passage dans les hôtels utilisent de plus en plus les services proposés en ville.

- Les écrivains sont en forte concurrence, ils sont installés les uns à côté des autres et se connaissent tous. De nos jours, ils sont concurrencés par les services bureautiques et sont en voie de disparition. Les écrivains publics ont cependant l'avantage d'être sur place les premiers au contact du client potentiel et d'être spécialisé dans la tâche voulue : demandes officielles, demandes d’emploi, affaires familiales liées au tribunal (divorces, autres plaintes…).

4. Les prix

TYPES DE SERVICES

PRIX FIXE

Photocopie

50 DJF (par feuille)

Fax

50 DJF (par feuille)

telephone

50 DJF (par unité)

internet

350 DJF (par unité)

DOCUMENTS ADMINISTRATIFS (par feuille)

lettre

500 DJF

rapport

500 DJF

notes de services ou d’information

500 DJF

demande d’emploi

500 djf

rappel de règlement

500 DJF

courriers

500 DJF

curricumum vitae

500 DJF

commande de marchandise

500 DJF

DOCUMENTS COMMERCIAUX (par feuille)

factures

500 DJF

publicité (affichage)

500 DJF

questionnaire

1000 DJF

DOCUMENTS COMPTABLES (par feuille)

journal

500 DJF

inventaire

500 DJF

balance

500 DJF

Les prix pour les écrivains publics sont fixés par ceux qui sont déjà installés. En réalité, les prix ne sont pas fixes et varient en fonction du client et du travail à réaliser : entre 200 à 500 DJF la page saisie.

III. LES MOYENS DE PRODUCTION

A) Les ressources humaines

- Le plus souvent, les propriétaires des services bureautiques se mettent à leur compte après une expérience en entreprise où ils ont su nouer les contacts utiles ; ou bien ils ont fait des études spécialisées en secrétariat, gestion et informatique. La connaissance des langues étrangères est indispensable.

Il s'agit d'entreprises individuelles dirigées par leurs propriétaires. Et ils travaillent dans la plupart des cas seuls ou à l’aide d’une personne faisant partie de la famille ou d'un ami.

- Pour les écrivains publics, le travail s'effectue en général seul face au client et ne nécessite pas d'assistance supplémentaire.

B) Les équipements

Une entreprise prestataires des services bureautiques est équipée au minimum de :

- bureau et chaises,

- téléphone, fax

- photocopieuse.

- micro-ordinateurs et imprimante

- petits matériels de bureau : agrafeuse, massicot, relieuse...

EQUIPEMENTS NECESSAIRES

PRIX

Machine à écrire

20 000 à 30 000 F

Fax

50 000 F

Imprimante

70 000 à 90 000 F

Ordinateur

200 000 à 400 000 F

Téléphone

25 000 F (1er abonnement)

+ 7000 F (frais d’installation)

L’équipement d’un écrivain est bien sûr composé essentiellement d'une machine à écrire, avec un mobilier minimum.

C) Les fournisseurs

Les principaux fournisseurs sont les papeteries de la place pour l’achat des rames de papier et l’encre des imprimantes. En ce qui concerne les matériels bureautiques et les machines à écrire, le plus souvent ils sont importés des pays comme l’Arabie Saoudite, Dubai… ou ce sont des achats d’occasion dans l’entourage.

IV. L’EXPLOITATION

A) Le chiffre d’affaires

- Les écrivains publics

Le chiffre d'affaires est plus instable ; les écrivains publics déclarent avoir de 40 à 300 clients par mois, ce qui correspond à un chiffre d'affaires allant d'environ 15 000 à 120 000 DJF maximum.

- Les services bureautiques

D’après notre enquête menée auprès des entreprises de secrétariat (nombre de clients mensuels déclarés et prix pratiqués), on peut estimer le chiffre d’affaires mensuel compris dans une fourchette de 300 000 à 600 000 DJF.

2. Les charges

- Les écrivains publics n’ont aucune charge sauf les consommables : rames de papiers et les encres, qu’ils achètent quelquefois dans les papeteries mais la plupart du temps ces fournitures sont offertes par des amis.

- Les services bureautiques : Voici les charges de ces entreprises :

 

Nature (mensuelle)

Fourchette en DJF

- Achats de fournitures

5 000 – 10 000

- Electricité

50 000 – 100 000

- Loyer

20 000 – 40 000

- Téléphone (tous les 10 jours)

10 000 – 20 000

- Patente (annuelle)

80 000 – 120 000

La rentabilité de l’exploitation des services bureautiques apparaît comme assez satisfaisante, avec un bénéfice de l’ordre de 200 000 à 400 000 DJF par mois.

V. REGLEMENTATION

Fiscalité

La patente est exigée pour exercer ces métier de services, l’administration fiscale distingue les catégories suivantes :

CATEGORIE

CLASSE

DROIT FIXE

DROIT PROPORTIONNEL

Dactylographe ambulant

10

15 000

exempté

Papeterie (tenant une)"

8

70 000

10 % valeur locative

Traducteur

8

70 000

10 % valeur locative

Ecrivain public

7

120 000

15 % valeur locative

VI. LE MILIEU PROFESSIONNEL

A) Organisme professionnel

Il n’y a pas de syndicats professionnels dans ces métiers, peut-être parce que ces opérateurs se situent davantage dans le secteur informel et que la profession n'est pas suffisamment homogène.

B) Formation

Plusieurs niveaux de formation sont proposés par l’Education Nationale : LIC (bac Pro), Lycée d'Etat (STT), ISAD (BTS), sans compter les organismes de formation continue, en bureautique notamment (CICID, Eglise protestante...).

CONCLUSION

Cette activité de services de secrétariat est encore confuse, mais elle offre des opportunités intéressantes, si l’on trouve une offre combinée avec des prix adaptés. Ce qui est certain, c’est qu’il faut proposer des services de messagerie électronique, les étudiants et lycéens maîtrisent de plus en plus cet outil.

Aux services de base, on peut ajouter d’autres prestations encore peu développées :

Cette étude a été réalisée avec la collaboration de Rolla Abdallah et Sirad Mahamoud