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FICHIER UNIQUE DU PERSONNEL DE L ETAT

 

Le Fichier Unique de l’Etat constitue une réforme administrative majeure qui se propose de parvenir à une gestion saine et transparente des deniers publics en débarrassant du fichier paie du personnel de l’Etat des effectifs fictifs et d’harmoniser les charges salariales (suppression des anomalies et irrégularités tant financières qu’administratives au regard de la réglementation en vigueur).

Il est également un instrument de gestion administrative de la situation du personnel de l’Etat (carrière, congé, avancement, etc.).

Ainsi, la réforme du Fichier Unique de l’Etat est en soi un outil de maîtrise des dépenses de personnel de l’Etat dans le sens où il permet :

  • d’améliorer la gestion des ressources humaines du secteur public

  • de rationaliser les dépenses de salaire dans leur valorisation budgétaire

  • d’améliorer les procédures de circulation d’informations entres les gestionnaires du personnel et les services en charge de la solde

  • de procéder à des contrôles physiques périodiques des ministères dépensiers.

Sa mise en place est menée par le Ministère des Finances (MEFPP) en partenariat avec le Ministère de l’Emploi (MESN) et dans la complémentarité.

Sur le plan technique, sa conception octroie la gestion du fixe de la paie au MESN alors que celle du variable revient au MEFPP avec un module de visualisation instantanée de la solde effectuée.

Le Fichier Unique du personnel de l’Etat est un instrument visant à la transparence dans la gestion du personnel de l’administration publique. Cette réforme a pour objectif de maîtriser les dépenses de personnel de l’Etat tout en améliorant le système de gestion de la solde des agents de l’Etat.

OBJECTIF DU FICHIER UNIQUE INFORMATISE

La solution consiste à développer une base de donnée unique gérant aussi bien les fonctionnaires, les conventionné, les contractuels et capable d’être relié avec le programme solde de la Direction des Finances.

Cette solution tiendra compte des remarques et faiblesses du système actuel ci-dessus. Il automatisera le maximum des taches afin de faciliter le travail de la Fonction Publique, de le sécuriser, de rendre l’information plus fiable.

Le menu général de l’application sera composé de :

            A)Menu Recrutement

  • saisie des agents

    • fonctionnaires,

    • Conventionnés

    • Autres

  • attribution automatique d’un numéro matricule

  • édition des états :

    • liste des fonctionnaires par critère

    • liste des conventionnés par critère ,etc.

B) Menu Carrière

  • saisie des carrières

  • édition des états de carrière

  • recherche par critère ,etc.

C) Menu Avancement

  • avancement automatique des fonctionnaires

  • calcul automatique des anciennetés des agents conventionnés

  • saisie de notations et établissement des bulletins annuel de notes

  • recherche par critère ,etc.

D) Gestion des Congés

  • Saisie des congés

  • Edition des décisions de congé

  • Edition des états de congés, etc.

E) Gestion des formations

            Saisie des formations

  • Edition des états de suivi des formations etc.

F) Gestion des retraites

  • Calcul automatique des retraitables

  • Edition des états de retraites

  • Prévision des retraites .

G) Paramétrage

  • saisie des listes de corps d’administration

  • saisie des listes de fonctions

  • saisie de liste de services et directions, etc.

Architecture proposée :

 

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Une fois les deux réseaux connectés, a été réalisée l’intégration des deux applications de base de données.

En effet, l’application de gestion des ressources humaines de la Direction de l’Administration publique servira de source de données au programme de gestion de la Solde du Ministère des Finances.

L’intégration de deux bases de données consiste à relier les deux bases de données et utiliser un même fichier du personnel pour les deux programmes.

Le fichier du personnel de la Direction de la Fonction Publique sera mis à la disposition de la Sous Direction de la Solde. L’effectif du personnel sera ainsi identique de part et d’autre.

Lorsqu’on modifie une personne au niveau de la Direction de l’Administration Publique, automatiquement, la Sous-Direction Solde obtient les informations en temps réel. Par contre, les changements ne seront effectifs au niveau Solde qu’une fois reçue la décision portant changement de ces informations.

Le fichier Solde du personnel de la Sous Direction Solde sera modifié que par cette Sous direction. Il ne sera pas modifié au niveau de la Direction de l’Administration Publique. Toutefois, des états de salaire seront mis à la disposition de cette Direction.

Inscrit comme critère de performance, le fichier unique est donc une réussite du gouvernement et désormais il constitue le dernier critère réalisé du programme de réformes (PSF) conclu avec le FMI.

En termes de résultat, la performance accomplie est très satisfaisante. L’objectif initialement fixé de réaliser la solde du mois de janvier 2008 sur les éléments du fichier unique est atteint après avoir lancé le test sur la solde de décembre 2007. Ainsi, les états de salaire du mois de janvier 2008 ont été édités et mandatés automatiquement sur la base du fichier unique.